Assistant de gestion (H/F)
CDI – AVIGNON (84)

Vous souhaitez contribuer à des projets ambitieux au sein d’une entreprise innovante et engagée ? Rejoignez-nous !

A PROPOS D’AREFIM

Aréfim, filiale de KS groupe, est la première foncière logistique française devenue société à mission en 2023, certifiée B Corp en 2024.

Nous sommes spécialisés dans le développement de campus d’activités et de bâtiments innovants qui allient  performance, esthétique, impact environnemental réduit, et bien-être.

Avec 400 000 m² de patrimoine et 500 000 m² en développement, notre équipe d’une dizaine de collaborateurs répartie entre Paris, Strasbourg, Lyon et Avignon, s’attache à repenser l’immobilier logistique.

Nous privilégions une approche centrée sur 4 piliers :

-La coconstruction avec toutes les parties prenantes
-L’intégration de solutions environnementales ambitieuses
-La préservation et valorisation de la biodiversité
-Le bien-être au travail grâce à des espaces de vie adaptés.

MISSIONS GENERALES

L’assistant(e) de gestion assiste l’ensemble des directions dans le suivi administratif, technique, financier des projets en assurant la gestion des commandes, la coordination avec les prestataires et le suivi des dossiers administratifs et financiers liés à l’activité de la foncière.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Assister l’ensemble des directions au quotidien

Suivi administratif et techniques des projets

  • Participer à l’ensemble des tâches liées à la gestion de nos actifs immobiliers
  • Assurer la gestion et le suivi des commandes auprès des prestataires 
  • Collecter et organiser la documentation technique et administrative des projets (Formalisation des contrats, factures, attestations, plans, suivi des autorisations administrative …)
  • Relancer les prestataires pour garantir le respect des délais contractuels
  • Eventuellement, participer aux REX des opérations
  • Participer à l’asset management

Gestion administrative et suivi des fournisseurs

  • Suivre la facturation des prestataires et fournisseurs via le logiciel Salvia (formation assurée si non connaissance du logiciel)
  • Obtenir des informations utiles pour la direction financière dans le cadre du suivi des engagements financiers et des budgets des projets.
  • Réaliser des tableaux de suivi et reporting sur l’avancement des commandes, la facturation et les échéances.
  • Vérifier la conformité des documents reçus et assurer leur classement.

Office Management Avignon, Paris et Strasbourg

  • Relais AREFIM pour congés et absences et QHSE. En lien avec le siège
  • Relais AREFIM sur la gestion flotte de véhicules. En lien avec le siège
  • Accueil des nouveaux arrivants. 
  • Organiser et faire les comptes-rendus des réunions d’équipe
  • Recueillir, faire circuler et remonter les informations pertinentes à l’équipe
  • Participer à la constitution de la base de contacts société
  • Créer et tenir à jour des outils d’aide à la gestion et actualiser les données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de suivi…)
  • Ecrire, dispatcher et envoyer les courriers de la société (parfois à l’international)
  • Garantir la bonne application du plan de classement et être force de proposition. 
  • Organiser les déplacements de membres de l’équipe ou de la direction. 
  • Mettre en forme les documents administratifs et juridiques, les faire suivre et les ranger. 
  • Gérer l’agenda des collaborateurs et de la direction (planification de réunion/rendez-vous, réservation de salle de réunion…)
  • Organisation des évènements internes en lien avec les services supports de l’entreprise
  • Accueil physique et téléphonique (dont back up pour standard société)

MISSIONS TRANSVERSALES

  • Participer aux groupes de travail selon les besoins de la société
  • Support aux autres fonctions.
  • Participer à l’asset management 
  • Participer aux projets RSE

COMPÉTENCES REQUISES

  • Intégrité et respect des intérêts et des valeurs de la société : agir au quotidien en respectant les valeurs de la société et en veillant à préserver les intérêts de la société et ceux de nos clients / respect des lois et des règlements
  • Rigueur et organisation : capacité à suivre plusieurs projets et tâches simultanément
  • Autonomie et proactivité : Être force de propositions, prendre des initiatives et gérer les aléas liés à sa fonction
  • Bon relationnel : Favoriser des relations de travail collaboratives, une communication bienveillante et respectueuse au sein de l’équipe / aptitude à échanger avec différents interlocuteurs internes et externes.
  • Compétences : Maitrise de l’anglais niveau B2
  • Des déplacements ponctuels sont à prévoir sur le territoire national

Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer selon les besoins de la société.

Merci de bien vouloir envoyer votre cv et lettre de motivation à l’adresse suivante :  acgarnier@arefim-ge.com